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会计电算化问题与优化建议

 论文栏目:会计电算化论文     更新时间:2018/7/12 10:44:47   

摘要:现代企业管理制度对会计电算化的要求很高,然而,会计电算化在实际的应用中存在很多的问题,这对我国会计电算化的全面发展有很大的阻碍。怎样科学的运用会计电算化提高会计工作的效率,使会计电算化的优势得到有效的发挥是目前需要思考的重要问题。本文主要对会计电算化在实际应用中的问题进行了分析,并有针对性的提出一些优化会计电算化的建议。希望能够给相关企业的会计电算化管理提供参考。

关键词:会计电算化;问题分析;优化建议

一、会计电算化在实际运用中的问题分析

企业的财务系统、人事系统等有机结合起来形成管理信息系统,而会计电算化属于管理信息系统的关键部分。鉴于企业内部及外部环境的影响以及财务会计工作的特殊性,会计电算化在实际的应用中面临着非常多的问题,下面笔者一一进行分析。

(一)会计电算化的应用给内部控制带来的影响

企业内部控制的目标没有因为会计电算化的应用而发生改变,一些手工内部控制的组织方法以及制度依然在使用。虽然通过计算机集中完成会计业务能够使失误率下降,但集中处理数据改变了数据的处理手段和保存方式,在此过程中伴随着很多风险,致使企业内部控制管理制度无法发挥应有的作用。下面对会计电算化给企业内部控制带来的影响进行进一步分析。1.系统的设计存在很大的缺陷现在,我国的会计电算化系统绝大部分是用户单位的财会人员和协作单位的计算机技术人员共同开发出来的,但是,双方的信息交流不到位,导致系统的开发存在很大的问题。首先,用户单位缺少一定的计算机技术和知识,无法明确的将需求传达给协作单位;其次,协作单位的计算机技术人员缺少财务会计方面的知识,不能完全明白用户的设计要求。可想而知,设计出来的系统满足不了用户单位的要求,存在很大的缺陷。2.可能导致数据连续出错手工会计的凭证、明细账、总账等都是由不同的人来完成的,还会进行定期的核对,几个人同时出错的概率非常小。但是,会计电算化的数据全都来源于凭证,系统会根据输入的凭证数据自动进行其他项的核算,一旦凭证数据输入错误,那么后续的明细账等数据都是错误的。3.数据储存的介质有很大的局限性会计电算化系统中的数据可以通过存储设备和光盘等来保存,但是,这种保存的方式需要在相关设备的支持下才能查看,直观性比手工会计差,同时,容易被修改、拷贝和删除。一旦设备受损,极大可能丢失数据。4.安全和保密问题一般来说,财务数据是企业的机密,由于一些内部人员的恶意行为或工作人员的无意行为,都可能导致财务数据的泄露,尤其在互联网环境下,信息的传播速度更快,倘若没有有效的防控措施,一些没有权限的人员就能够通过电脑浏览财务数据,甚至一些机密的数据被不良分子复制。与此同时,电脑病毒等入侵也会使会计电算化系统不稳定、不安全。5.会计电算化的舞弊行为未授权调用软件和修改数据属于会计电算化的舞弊行为,通常是指用伪作手段更改输入、文件、程序、输出以及进行违法操作等。会计电算化的系统操作以及维护需要按照文案的要求执行,对财务数据的处理是按照系统设定的程序进行的。倘若电算化系统得不到科学有效的控制,某些没有授权的人很有可能非法调用系统软件、进行违法操作,更改数据或程序等。

(二)会计电算化的应用使审计面临更高的风险

由于财务报表的错误使注册会计师发表不正确的审计意见就是审计面临的风险。随着会计电算化的应用技术不断发展以及应用范围的不断扩大,审计所面临的风险越来越高。审计风险通常表现为以下几点。1.会计电算化系统的控制风险。手工会计通过人与人之间的相互监督来完成对内部财务的管控,而会计电算化则通过人对机器的控制来进行财务控制。审计的对象及内容大大改变,同时,审计人员没有相匹配的电脑知识,这无疑增加了审计人员的审计难度。如果会计电算化系统内部控制的缺陷无法被检测出来,那么不仅会严重影响随后的审计工作,审计的作用得不到充分的发挥,还会导致审计结果偏差严重,使审计风险大大增加。2.系统的程序风险。审计软件的优化升级落后于会计软件,这在获取历史数据时容易发生错误,导致审计人员只能根据历史文档的记录进行实质性测试大大降低了审计工作的效率,同时,使审计风险水平提高。除此之外,审计软件的不健全容易使保存的数据发生故障,可能导致审计数据的错误。3.相关人员的操作风险。会计电算化系统等系统的操作人员可能因为主观判断或者客观原因,其在进行相关的财务工作时发生失误。部分审计人员对会计电算化系统没有很好的掌握,不清楚电子数据对内部控制以及审计的影响,导致由于知识的匮乏和不了解业务使审计证据遗漏。除此之外,部分人员在开发审计软件的时候,没有完全依据审计人员的需求来开发,这导致开发出来的审计软件有非常大的缺陷,审计风险大大增加。4.不健全的审计标准。由于会计电算化的应用,审计的对象、线索等都发生了变化,手工审计的标准和准则已无法继续使用,并且,会计电算化具体工作中出现的新问题或者将出现的新问题需要一套匹配的审计标准和审计准则。由于计算机审计工作起步较晚,我国颁布的、与其相关的审计标准及准则很少,法律上存在很多的漏洞,容易被一些心怀不轨的人恶意破坏。除此之外,会计电算化与手工会计相比,其保存的数据信息直观性较低,容易被篡改,这使得审计人员非常被动,审计的质量大打折扣。

(三)管理制度及相关的法律法规尚未完善

会计核算和管理等由于会计电算化管理制度的不全面而难度大增。从当前来看,尚未有健全的制度来规范和管理会计电算化系统,会计电算化系统硬件和软件的运行得不到保障。从1989年到1996年,虽然财政部先后制定了《会计电算化管理办法》、《会计电算化工作规范》等多项规定,但是,这些规定仅从一定程度上规范和管理了从事会计电算化的人员,并没有对会计电算化进行明确的要求,所以,这些法律法规并不能满足会计电算化发展的需求。

二、优化会计电算化的建议

(一)企业需要加强内部控制

在互联网的背景下,经济快速发展,会计电算化不断普及,这要求企业强化内部控制力度,下面主要从三个方面进行探讨。1.内部控制集成化。在开发会计电算化系统时,用户单位与协作单位的相关人员要进行充分的沟通,减少信息不对称的现象,以减少开发系统的缺陷。会计电算化的数据是由企业内的各个子系统通过网络直接供应的,同时,公共接口将会计电算化系统与外部系统连接起来,直接输出会计信息,使会计信息数据集成化。企业内部控制也应往集成化的方向发展,企业内部控制的集成化要求将软件控制、数据控制等加以整合,利用网络实现数据信息的共享。内部控制要根据环境的变化做出动态的调整。会计电算化系统下,内部控制应该根据企业发展的特点和内外部环境的变化不断进行有针对性的改变。首先,将软件与技术相结合。计算机数据处理具有集中和自动的特点,职权分离的控制作用已经消失,同时,数据介质发生改变,导致传统的控制管理体系失去作用。现代的信息技术使企业内部控制变成了人机一体控制,可以通过加密数据、设置职能权限等实现控制。企业如果不对新引进的技术加以控制,将会出现一些不必要的麻烦,随着技术的不断发展,内部管控应越发严格。其次,企业采用控制系统需要考虑企业的位置、规模、结构等因素,以保证控制系统能够行之有效。如果企业不根据自身发展的特点来调节内部控制,那么内部控制很有可能流于形式。2.内部控制安全第一。网络环境下,要求实行用户权限分级授权管理。互联网是开放性的,所以,要寻找防范病毒和黑客入侵的保护途径。另外,要对财务数据进行备份,尤其是重要的财务数据应该多级备份。与此同时,企业要提高对网络的管理和系统的维护水平,进行有效的监管,避免因系统瘫痪而影响企业的运营管理。更重要的一点是对企业内网设置权限,通过输入用户口令或指纹等进行用户认证,或者通过硬件加密等方式提高数据的保密性和安全性。

(二)强化审计管理力度

在会计电算化环境下,要根据审计标准进行工作,以保证审计的质量水平。可以从以下两个方面着手。1.科学的评判被审计单位的会计电算化系统首先,要分析会计电算化的风险。要求审计人员要有风险意识,审查和评价相关控制工作的作用,同时,进行相应的决策。例如,哪种工具最适合分析数据、要不要使用计算机辅助审计技术。其次,评审会计电算化系统、会计电算化控制环境和会计电算化系统的应用程序。要掌握被审计单位的会计电算化系统硬件及软件的情况,需要对其系统的背景进行评审;评审会计电算化的控制环境是为了一定程度上掌握会计电算化总体控制环境中的风险;而评审会计电算化系统应用程序是检测应用程序中的控制和审计风险,并针对不同应用程序的审计风险采取有针对性的审计方法。最后,总结评审结果。在各项评审结束之后,审计人员需要总结评审结果,对于不同的会计领域,判断是否使用现有的控制和审计措施。此外,审计人员应撰写总结报告,指出控制的缺点以及可能对财务报告的影响,再提出审计检查的方法。2.开发科学的会计电算化审计程序首先,审查和评价内部控制。在了解审查单位的基本情况之后,可以安排有计算机经验的会计师负责项目,组成专门的审计小组。其次,进行复核性测试和实质性测试。复核性测试可以确定内部控制有没有发挥作用和是否可信;实质性测试能够获得足够的数据支持,是审计人员做出最后判断的关键。

(三)建立健全的会计电算化管理体系,完善相关的法律法规

1.建立健全的会计电算化管理体系。会计电算化的有效进行依赖于健全的会计电算化管理体系。首先,完善对人员和管理制度和操作制度。要分清各人员的职责,对各级别的人员设置不同的权限,只有有操作权限的人员才能根据操作要求进行操作。其次,完善数据管理制度和系统维护制度。加强数据的输入、输出及备份、存档和保密管理,强化对系统硬件、软件、权限等管理。2.建立新的审计标准及准则。由于会计电算化以网络为依托,其系统很可能被不法分子入侵,数据容易被篡改或盗取而不留痕迹,因此,经济犯罪更加隐蔽,审计的难度及风险更高。以前手工的审计标准和准则大部分已经无法用于会计电算化系统中,因此,建立新的审计标准及准则非常必要和关键。在现有的基础上,根据出现的新问题制定出新的审计标准,保证会计电算化审计能够顺利进行,同时,确保审计的客观和公正。此外,在制定新的标准和准则时,要学习国外成功的经验,迎合经济全球化的发展趋势,逐步向国际化靠近。

参考文献:

[1]陈柏成.会计电算化在应用中存在的问题及对策[J].新课程(教育学术版),2009(05).

[2]戴锦炜.会计电算化在应用中的问题分析及应对建议[J].财会学习,2017(09).

[3]林琳.浅谈会计电算化在应用中存在的问题及对策[J].太原科技,2008(10).

[4]金涛.会计电算化在应用中存在的问题及对策探讨[J].现代经济信息,2010(01).

[5]刘哈申格日乐.浅谈我国会计电算化在应用中存在的问题及对策[J].农村牧区机械化,2013(02).

作者:袁敏

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