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高校继续教育档案管理研究

 论文栏目:继续教育论文     更新时间:2018/7/12 14:38:31   

[摘要]信息时代高校继续教育档案管理存在着挑战与机遇并存的局面。本文在分析高校继续教育档案管理特点的基础上,针对信息时代高校继续教育档案管理面临的挑战,提出了具体的解决对策,以期为高校继续教育事业做好服务。

在我国,高校继续教育包括成人教育、远程教育、自考教育,以及各种形式的培训,且各种教育形式之间又存在彼此交叉的关系。近年来,随着建设学习型社会,科学人才观的评价体系不断完善,唯学历论的人才评价标准也在发生着深刻的变化,终身学习理念深入人心。《国家中长期教育改革和发展规划纲要(2010-2020年)》明确提出,继续教育是面向学校教育之后所有社会成员终身学习体系的重要组成部分。预计到2020年,我国将有3.5亿从业人员接受继续教育,由此所产生的继续教育档案数量和规模将呈现大幅增加的趋势。21世纪,人类社会进入了信息化时代,计算机、大数据和云计算技术的应用和普及,使高校继续档案管理存在着挑战与机遇并存的局面。一方面,继续教育档案管理理念、技术和制度还不能够有效地满足档案管理信息化的现实需要;另一方面,信息理念和信息技术的应用,实现了继续教育档案存储介质的信息化和利用方式的信息化,提升了继续教育档案的服务效率。因此,信息时代背景下,应结合高校继续教育档案的特点,持续优化高校继续教育档案管理模式,为高校继续教育事业做好服务。

一、高校继续教育档案的管理特点

高校继续教育集招生、教务、学籍和学生管理于一体,包括脱产、业余、短期培训,以及学历教育和非学历教育等(2018年起,教育部取消了高校非全日制专业的学历继续教育),这种教育特点使得所形成的继续教育档案具有其显著特点。

(一)档案来源的分散性。高校继续教育一般担负着学员的招生、日常教务、学籍和学生管理等多项任务,各个环节所产生的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料都成为继续教育档案材料的重要收集对象。此外,继续教育办学模式与普通全日制教学有着较大差异,仅以学习方式为例,有脱产、半脱产、函授,以及短期培训等多种形式,不同的学习方式所产生的档案文件材料在形成时间、形成体系方面具有各自的规律性特点,这无疑增加了后期档案文件材料收集、整理和归档工作的难度。

(二)档案形式的多样性。高校继续教育无论是办学形式,还是办学的层次都呈现出灵活多样的特点。从学历层次划分,有本科和专科;按教学地域进行细分,又可以将高校继续教育分为本部教学、校外联合教学和函授教学等。从档案的存在形式看,既有纸质、图表、照片等传统介质的档案,也有录像带、光盘、磁盘等信息化介质的档案。按照学生的学习形式,继续教育档案又可以细分为脱产、函授、夜大等。

(三)档案管理的复杂性。高校继续教育档案来源的分散性和形式的多样性决定了高校继续教育档案收集和管理的复杂性。这种复杂性首先由其显著的特点所致:载体多样、内容繁杂、来源广泛、种类众多;其次表现在学员主体的复杂性,继续教育的学员来自社会的各个行业、领域、地域,以集中学习为辅自学为主,文件材料收集难度较大。此外,随着高校继续教育规模的不断扩大,采用联合办学、设立分校等模式,都使得继续教育档案的数量呈现较高的增长速度,档案文件材料的收集、整理、保管等难度之大可想而知。

(四)档案功能的社会性。继续教育的培训对象是以社会在职人员为主,他们往往处于工作一线,身处社会发展、经济变革的最前沿,其学习活动更多是为了提升岗位业务素能,他们所学知识会对经济社会的发展产生直接的影响,与行业发展和社会进步息息相关。因此,做好继续教育档案管理,既是为广大学员服务,也是推动社会发展进步的现实需要,具有很强的社会性。

二、信息时代高校继续教育档案管理面临的挑战

(一)理念的挑战。传统继续教育档案管理还是以收集、整理、保管和利用为主要内容的档案管理模式。通常是由档案管理人员主观判断其信息资源是否具有档案保存价值,然后再依据法律法规或档案管理的相关规定确定相应的保管时间,最后再交由学校档案管理部门进行统一的整理、保管,并为学生等相关人员提供查询和利用服务。信息时代,传统的档案无论是载体还是形态都发生了较大的变化,档案电子化、数字化数量和比重明显提升,如学员的电子录取通知书、教学中使用的电子软件产生的档案材料,以及毕业时到人社部门进行电子文档注册、申报电子学分等形成的电子资料。此外,信息时代背景下,档案信息的利用渠道和服务方式与传统继续教育档案管理有着显著区别,这些转变都对档案管理人员的档案管理理念产生了较大的影响和冲击。

(二)管理的挑战。目前,有关高校继续教育档案的规章制度并不完善,特别是信息化专业档案管理制度尚未出台,主要参考和应用《高等学校档案实体分类法》《普通高等学校档案管理办法》等进行档案的分类和管理。高校继续教育档案与普通高等教育档案存在着较大差别,套用后者的档案管理规定不利于高校继续教育档案的规范化管理,致使管理手段滞后。普通高等教育实现了从“招生—缴费—教学—教务”的一体化信息管理模式,由此所产生的档案管理也实现了全程电子化管理模式。而继续教育档案的形成和管理,主要是以传统手工操作或单机版档案管理系统辅助模式为主,与信息化时代对高校继续教育档案管理的要求不相适应。此外,信息时代,高校继续教育档案的利用不再是简单的“复印”“查询”,更加注重档案信息的挖掘和利用,以提升高校继续教育档案的服务功能。

(三)安全的挑战。传统档案管理中注重采取“人防、物防、技防”手段,加强对档案实物的保护,确保档案实物的安全性。信息时代,档案的存储和利用实现了电子化和信息化,档案载体及信息存储方式都发生了巨大变化,给档案安全带来了巨大挑战。一方面,从介质来看,高校继续教育档案的存储选用了电子化方式,计算机等设备本身的使用寿命和年限会影响档案的安全,特别是档案数据容易发生丢失。另一方面,从外部因素来看,电子档案在传输和管理过程中极易遭受到来自网络和病毒的侵袭和威胁,导致档案信息数据被肆意删除或篡改。电子档案安全问题的隐蔽性、复杂性都超过了传统继续教育档案在管理过程中所遇到的安全问题。

(四)素能的挑战。传统档案管理模式要求档案管理人员具有专业的档案管理知识以及良好的职业素质。信息时代,高校继续教育档案管理除了要求档案管理人员具备相应的档案专业知识外,还需要具备较系统的信息网络知识、计算机基础知识和大数据分析、应用等知识技能,档案管理人才向复合型转变。此外,高等继续教育大多注重抓教学、科研,对继续教育档案给予的人财物的投入较少,尤其是信息时代档案管理所必需的计算机、扫描仪、数码照相机等现代化设备的投入不足,制约了高校继续教育档案工作的开展。

三、信息时代优化高校继续教育档案管理的举措

信息化背景下,高校继续档案管理工作要顺应时代要求,积极应对挑战,改革传统档案管理模式,优化档案管理举措,以适应信息时代继续教育档案管理工作的现实需要。

(一)树立现代化管理理念。信息化时代,高校继续教育档案管理模式和内容都发生了深刻的变化,为适应这种变化,需要高校继续教育档案工作的领导者、档案的形成者和档案管理者共同树立现代化档案管理理念。领导者要重视继续教育档案管理现代化工作,在人财物等方面给予大力支持,不断改善档案现代化软硬件条件,并将档案现代化管理与教学业务工作同部署、同落实、同考核。档案形成者是指形成继续教育档案的继续教育各个部门或管理人员。要通过档案知识的宣传普及,提升档案形成者的规范意识、收集意识、主动意识和保管意识,为高校继续教育档案工作打下扎实的群众基础。档案管理者要以身作则,不断强化信息技术知识的学习,自觉将现代信息技术应用于日常的档案管理工作,不断提升责任意识、群众意识和服务意识。

(二)推进档案信息化建设。一是优化档案管理制度建设。根据《档案法》等法律法规,结合继续教育档案工作实际,完善档案信息化制度建设。如制定《继续教育教学档案管理规范》《继续教育学籍档案材料移交规定》《继续教育电子学籍档案管理规定》《档案管理人员职责》等制度,并根据高校继续教育工作的实际需要不断加以完善和补充。二是,优化档案管理信息技术手段。高校继续教育的层次、专业、方式是不断发展变化的,高校继续教育档案数量多、类型复杂,以手工为主的传统档案管理方式已经不适应信息化时代发展的要求,需要加快继续教育档案信息化建设,结合高校实际开发档案管理软件系统,建立档案信息网站,通过微博、微信等新媒体做好信息时代继续教育档案服务工作,充分发挥计算机网络技术和先进信息设备在高校继续教育档案工作中的作用。三是优化档案服务功能。档案管理人员要积极应用信息技术,大力开发基于用户需求的个性化档案信息服务模式和内容,为档案利用者提供优质高效的服务,同时认真做好档案编研工作,充分挖掘档案数字信息,为继续教育事业的发展提供决策参考。

(三)完善信息化安全体系。随着信息时代的到来,高校继续教育档案中会不断出现新门类和新载体的档案文件材料,要保障档案信息的安全,一是要优化信息技术,加强档案网络监管,积极应用安全性能高的正版软件,并经常对计算机系统进行杀毒和处理。二是需维护数据信息自身安全,采用双向钥匙加密技术,定期做好重要档案的备份,防范重要信息的丢失。三是优化信息安全制度,按照《保密法》《电子文件归档与管理规范》的要求,健全高校档案信息安全保障方面的规章制度,使档案信息化工作有法可依、有章可循。

(四)培育复合型人才队伍。要优化高校继续教育档案人才队伍建设,大力培育拥有档案专业知识、计算机信息技术等的复合型人才队伍。一是定期组织档案管理人员参加各类培训,把信息技术作为培训的一项重要内容,尤其是新近开发的档案管理软件的应用培训。二是根据高校继续教育档案管理的现实需要,积极赴高校招聘具有档案专业知识背景,掌握一定信息技术的复合型人才充实到继续教育档案管理一线,为档案信息化提供人力、智力和技术支持。三是建立完善的奖惩机制,把信息化管理作为一项重要的考核内容,通过奖优罚劣,倒逼档案从业人员提升自身综合素能,以满足信息时代高校继续教育档案管理的业务素能需要。

参考文献:

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作者:梁小兰 单位:广东医科大学继续教育学院

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